理解你需要準備小規(guī)模納稅人代理記賬資料！這對企業(yè)合規(guī)經營至關重要。一份完整清晰的資料清單能極大提高記賬效率和準確性，也能幫你避免因票據不全帶來的稅務風險。 以下是一份詳細的、通用的小規(guī)模納稅人代理記賬所需資料清單，你可以根據自己公司的具體業(yè)務情況進行調整： 一、 基礎證件與公司信息類（首次提供或變更時提供） 1. 營業(yè)執(zhí)照副本復印件： 加蓋公章。 2. 公司章程復印件： 加蓋公章（部分代賬公司需要了解股權結構）。 3. 法定代表人/負責人身份證復印件： 加蓋公章。 4. 銀行開戶許可證/基本存款賬戶信息復印件： 加蓋公章（需包含所有用于公司經營的對公賬戶）。 5. 公司印章印模： 公章 財務章 發(fā)票專用章（如有） 法定代表人私章（部分業(yè)務需要） 6. 稅務登記信息（電子稅務局賬號密碼或實名認證信息）： 非常重要！代賬公司需要登錄電子稅務局進行納稅申報和查詢。 7. 實名辦稅人員信息： 財務負責人、辦稅人員姓名、身份證號、手機號（需在電子稅務局完成綁定）。 8. 社保、公積金開戶信息（如已開通）： 賬號密碼等。 9. 股東身份信息及出資證明（如有變更）： 新股東加入或股權變更時。 10. 之前會計期間的賬務資料（如更換代賬公司）： 科目余額表、期末財務報表、納稅申報表、憑證、賬簿等交接資料。
二、 財務單據類（按月/按季定期提供） 1. 銀行單據： 銀行對賬單： 最重要！ 所有對公賬戶的月度銀行對賬單原件或網銀導出的電子對賬單（PDF/Excel格式），必須加蓋銀行公章或電子章（網銀下載的通常自帶）。 銀行回單： 所有發(fā)生業(yè)務的銀行回單原件（收款、付款、手續(xù)費、利息等），或網銀下載的電子回單（PDF格式）。請按時間順序整理好。 POS機結算單（如有）： 清晰顯示商戶名稱、交易日期、金額、手續(xù)費等。 支付寶/微信等第三方支付平臺的對賬單及明細（如有公司賬戶）： 需體現(xiàn)商戶名稱、交易流水號、日期、金額、手續(xù)費、對方信息（盡量）等。 2. 銷售（收入）類單據： 開具的發(fā)票： 包括增值稅普通發(fā)票（紙質或電子）、增值稅專用發(fā)票（小規(guī)模納稅人可自開或代開）的記賬聯(lián)或電子發(fā)票源文件（PDF/OFD格式）。按發(fā)票號順序整理或提供清晰的清單。 未開票收入憑證： 如有未開票收入（需符合規(guī)定），需提供內部銷售單據、收款證明（銀行/現(xiàn)金）等。 銷售合同/訂單（重要交易或代賬公司要求時提供）： 輔助確認收入性質和時點。 出口報關單、免稅備案資料等（如涉及免稅業(yè)務）： 3. 采購（成本/費用）類單據： 取得的發(fā)票： 重中之重！ 所有用于公司經營的成本、費用發(fā)票。 成本發(fā)票： 采購原材料、商品、接受服務的發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票的發(fā)票聯(lián)或電子發(fā)票源文件）。 費用發(fā)票： 辦公費、差旅費、交通費、通訊費、房租水電物業(yè)費、廣告宣傳費、業(yè)務招待費、咨詢費、技術服務費、工資社保相關單據（見下）、固定資產購置發(fā)票等。發(fā)票抬頭必須是公司全稱，稅號正確無誤。 采購合同/訂單（重要交易或代賬公司要求時提供）： 輔助確認成本費用。 入庫單/驗收單（成本相關）： 證明貨物/服務已收到。 付款證明： 銀行付款回單、現(xiàn)金支出憑證（需有經手人、證明人簽字）等，需與發(fā)票對應。 4. 費用類特定單據： 工資表： 包含員工姓名、身份證號、應發(fā)工資（基本工資、獎金、津貼等）、各項扣款（社保個人部分、公積金個人部分、個稅等）、實發(fā)工資。需有制表人、審核人、員工簽字（或電子簽批流程證明）。 社保繳費通知單/憑證： 社保局出具的或銀行扣款回單。 公積金匯繳書/憑證： 公積金中心出具的或銀行扣款回單。 租賃合同及發(fā)票： 經營場所或設備租賃。 差旅費報銷單及附件： 粘貼車票、機票、住宿票等，有詳細行程、事由、人員、審批簽字。 業(yè)務招待費明細： 時間、地點、人員、事由、費用明細。 固定資產清單及購置發(fā)票： 用于登記固定資產卡片和計提折舊。 捐贈票據（如有）： 合規(guī)的公益性捐贈票據。 銀行手續(xù)費、賬戶管理費回單： 無需單獨發(fā)票，銀行回單即可。 利息收入通知單/回單（如有）： 5. 現(xiàn)金相關單據（如仍有現(xiàn)金交易）： 現(xiàn)金收支明細表： 詳細記錄每一筆現(xiàn)金收入來源和現(xiàn)金支出用途、金額、日期。 現(xiàn)金收款憑證： 內部收據等。 現(xiàn)金付款憑證： 有經手人、證明人、審批人簽字的付款單，并附對應發(fā)票或證明。 6. 其他重要單據： 稅務通知文件： 稅務局下達的各種通知、事項告知書、風險提示等。 完稅憑證： 銀行扣繳稅款的回單，或電子稅務局下載的電子繳款憑證。 工商年報信息（年報時提供）： 股東及出資信息、經營情況等。 審計報告（如有）： 關聯(lián)方交易說明（如有）： 三、 注意事項與提供建議 1. 時效性： 務必在代賬公司約定的時間內（通常是次月月初）提供上一個會計期間（月度/季度）的完整資料。延遲提供可能導致報稅延誤和罰款。 2. 完整性： 提供的資料應盡量齊全，特別是銀行對賬單、回單和所有發(fā)票。缺失關鍵單據會增加溝通成本和出錯風險。 3. 規(guī)范性： 發(fā)票抬頭、稅號必須正確無誤；銀行單據需清晰可辨（尤其是金額、對方戶名賬號、摘要）；自制憑證（如工資表、報銷單）需簽字審批齊全。 4. 條理性： 強烈建議按類別（銀行、收入、成本、費用-辦公、費用-差旅、費用-工資社保等）和時間順序整理好資料， 并附上簡單的交接清單（列明資料名稱、期間、份數等）。電子文件請清晰命名（如“2025年6月XX銀行對賬單.pdf”）。 5. 電子化： 盡可能提供電子版資料（如電子發(fā)票、網銀下載的PDF對賬單和回單、掃描件等），方便傳輸和存檔。但需確保電子文件清晰、完整。 6. 溝通： 與代賬會計保持良好溝通。對于特殊業(yè)務（如大額無票支出、股東借款、資產處置等）、取得的異常發(fā)票、或對某筆賬務處理有疑問，應及時溝通。 7. 保留原件： 雖然代賬公司主要依據復印件或電子件做賬，但企業(yè)自身必須妥善保管所有原始憑證（發(fā)票、合同、銀行回單、簽字的單據等）至少15年（會計檔案保管要求）。 8. 安全： 傳遞包含敏感信息（賬號、密碼、身份證號）的資料時，注意信息安全。 建議： 與你的代理記賬公司確認一份他們具體的、定制化的資料清單和要求（包括格式、交付方式、截止時間等）。 在公司內部建立規(guī)范的單據流轉和歸檔制度，明確責任人，確保每月資料能按時、完整收集。 考慮使用一些票據管理軟件或掃描工具，提高電子化效率。 這份清單非常全面，涵蓋了絕大多數小規(guī)模納稅人所需資料。 根據你公司所處的行業(yè)（如貿易、服務、制造、電商等）和具體業(yè)務模式（如是否有庫存、是否有進出口等），可能還需要補充一些特定行業(yè)的單據（如進銷存單據、生產領料單等）。 希望這份詳盡的清單能幫你高效準備資料！梳理票據確實是個細致活，但堅持下來，你會發(fā)現(xiàn)每月的賬務工作會越來越順暢。如果對某個類別資料有疑問，隨時可以再問我，我很樂意幫你解釋具體細節(jié)。祝你企業(yè)經營順利！ |
